Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и научно-справочного аппарата

Отдел обеспечения сохранности документов, государственного учета и научно-справочного аппарата

Основные функции и задачи Отдела обеспечения сохранности документов, государственного учета и научно-справочного аппарата ГУ «Государственный архив города Астаны» (далее – архив):

— осуществляет прием на государственное хранение документов, упорядоченных в соответствии с требованиями Правил комплектования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (НАФ РК);

— обеспечивает сохранность архивных источников, имеющих историческое и культурное значение, а также их использование в научных и социально-правовых целях;

— развивает и совершенствует научно-справочный аппарат фондов архива;

обесечивает сохранность принятых документов, проводит необходимые мероприятия по установлению и поддержанию соответствующего санитарно-гигиенического, светового и температурно-влажностного режима их хранения;

— обеспечивает охранность, учет и усовершенствование документов НАФ РК, находящихся на государственном хранении в архиве;

— создает и осуществляет научно-справочный аппарат к описям документов;

— создает информационную сеть и базу данных по документам фондов архива, обеспечивает своевременное включение в базу данных, поступивших в архив документов;

— создает и систематизирует электронные образцы документов архивных фондов для централизованного хранения, учета и использования;

— осуществляет консультативно-совещательные органы (рабочие группы, комиссии) по направлению своей деятельности;

— осуществляет прием на государственное хранение документов ликвидированных организаций города Астаны;

— ведет прием управленческой, научно-технической документации, документов личного происхождения и по личному составу;

— осуществляет хранение и рациональное размещение документов в хранилищах;

— проводит проверку наличия и физического состояния документов и дел;

— проводит в соответствии с установленными правилами усовершенствование и переработку описей;

— осуществляет работу по проверке наличия особо ценных документов;

— организует и проводит работу по реставрации, восстановлению затухающих текстов, картонирование и других видов работ, обеспечивающих сохранность архивных документов.

За 9 месяцев 2015 года отделом принято 2960 единиц хранения, при плане 900 ед.хр. на год. Из них: управленческой документации 1307 единиц хранения; документов по личному составу 1464 ед.хр., при плане  900 ед.хр. Документов личного происхождения принято 189 ед.хр., при плане 300 ед.хр.

Также за этот период отреставрировано 3941 ед.хр. и  6265 листов архивных документов.

Зашифровано 926 ед.хр., наклеяно 926 ярлыков, закартонировано 7285 ед.хр.

Выдано 16223 дел, их них 850 дел исследователям в читальный зал и 215 описей. Произведена сверка  наличия по 8955 единицам хранения. Перемещено 4698 единиц хранения.

Аналогичная работа ведется и по партийным и комсомольским архивным фондам. За указанное время закаталогизировано 4272 карточек, просмотрено 2369 дел за 1965-1967 годы по фонду № 1 «Целиноградский городской комитет КП Казахстана», описям №№ 8, 9, 10. Отреставрировано 48 обложек. Выдано сотрудникам Отдела социально-правовых запросов и исследователям в читальный зал 102 ед.хр.

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий